Wystąpienia publiczne nadmiar slajdów je zabija

Dlaczego nadmiar slajdów zabija jakość wystąpień publicznych

– Co robisz?
– Przygotowuję swoje wystapienie.
– Dużo Ci zostało?
– Jakieś 60 slajdów.
– Cooo???

To niesamowite, że dla wielu osób wystepujących publicznie, prezentacja na slajdach jest absolutnym „must be”, a bez Powerpointa albo Keynote zaczyna się stres, panika, obgryzanie paznokci, czyli inaczej mówiąc, problem. I bynajmniej nie mówię, że korzystanie z multimedialnych prezentacji jest złe. Jest bardzo dobre, pod warunkiem, że wiemy jak z nich dobrze korzystać.

To co warto wiedzieć na samym początku, to fakt, że to nie Twoja prezentacja, nawet gdyby była doskonała, trafia do podświadomości Twoich słuchaczy. Trafiasz do nich dzięki Twojej opowieści, spójności i naturalności.

Zastanów się, w której roli wolisz występować: mówcy, który opowieścią zabiera tłum w swój świat doświadczeń, wiedzy i wyobrażeń, czy też bardziej chcesz występować w roli syntezatora mowy czytającego na forum treść prezentacji?

Ja osobiście jestem analogowym trenerem, który dużo częściej korzysta z flipcharta niż Powerpointa czy Keynote. To mój świadomy wybór, którego dokonałem po latach występowania. W tym artykule wytłumaczę Ci dlaczego i pokażę Ci jak robić Twoje wystąpienia skuteczniej, lepiej się przy tym bawiąc.

Dlaczego na randkach nie używasz Powerpointa?

Wyobraź sobie, że jesteś na pierwszej randce. Jeszcze się nie znacie i każde z Was ma w sobie ciekawość tego, co druga strona sobą reprezentuje. Jakie ma wartości, jak się z tą osobą spędza czas, czy się dobrze czujecie ze sobą, czy jest radośnie i wesoło, czy też raczej wyczuć można stres i napięcie? I skąd tak naprawdę wiesz, że z tą osobą chcesz spędzać czas? Randka jest pewną formą publicznego wystąpienia. Zwłaszcza ta pierwsza, często jest dość podobna do tego co dzieje się w wystąpieniach sprzedażowych. Wszak chcesz dobrze wypaść, pozyskać ciekawość drugiej osoby i zrealizować swoje cele. Nieważne czy tym celem jest spędzenie czasu w miłym towarzystwie, chęć poznania drugiej osoby, znalezienie kogoś do stworzenia związku, czy spędzenie upojnej nocy z gorącym seksem aż po świt.

Dlaczego w takim razie na randce nie używasz Powerpointa? Skoro w prawie każdym biznesowym wystąpieniu prezentacja jest elementem nadrzędnym, to czemu nie używasz tej samej strategii podczas randkowania? Przecież mechanizmy komunikacyjne i proces budzenia ciekawości w odbiorcy jest taki sam, niezależnie od kontekstu.

Wyobraź sobie, że siedzicie w ekskluzywnej restauracji, kelner przynosi wyśmienite wino, patrzycie sobie w oczy…i następuje ten moment kiedy chcesz się odezwać. A Ty wyjmujesz laptopa, otwierasz slideshow i czarno na białym pokazujesz schemat spotkania, to jakie masz oczekiwania, jakie cele są do zrealizowania, jakie osiągnięcia masz już za sobą i jakie są Twoje core values czyli nadrzędne wartości, dzięki którym druga osoba wpadnie w stan totalnego zachwytu Tobą. Dodatkowo masz pewność, że o niczym nie zapomnisz, bo wszystko jest wypisane. A nawet gdyby zdarzyło Ci się zapomnieć o czymś powiedzieć, to i tak wszystko jest wypisane drobnym tekstem na kilkudziesięciu slajdach, więc druga osoba może sama to sprawdzić. Czemu tego nie robisz? Wiesz czemu. Bo to nie zadziała. Wyobraź sobie jej minę, gdy kończysz swoją prezentację. Zakładając, że ona w ogóle dosiedzi do tego momentu. To skoro wiesz, że to nie zadziała, to po jaką cholerę stosujesz takie strategie w wystąpieniach sprzedażowych? Czyż nie lepiej byłoby uwodzić klienta tym, co jest naprawdę fajnego w Tobie, Twoim produkcie lub Twojej usłudze? Czyż nie lepiej byłoby badać jego potrzeby w swoistym radosnym flircie, w którym wszyscy się doskonale czujecie, a Ty widzisz po wyrazie twarzy osoby obok Ciebie, że podąża za Twoją historią i sama chce od Ciebie więcej? Tak na marginesie, ludzie dużo częściej idą za człowiekiem niż za produktem.

Ludzie chcą słuchać opowieści, nie prezentacji.

Najlepsi sprzedawcy na świecie podczas swoich wystapień, wcale nie skupiają przekazu w pierwszej kolejności na sprzedaży. Skupiają się na odbiorcach oraz na tym jakie stany emocjonalne chcą im dać w prezencie. Najlepsi mówcy na świecie wiedzą, że słowa przychodzą same. I mają zaufanie do siebie, że właściwe słowa pojawią się, gdy będą mieli właściwy stan emocjonalny w sobie. Prezentacja staje się dla nich dodatkiem. Czasami nawet ważnym, ale jedynie dodatkiem do ich przekazu. Tak jak dodatkiem stają się pamiątkowe zdjęcia zrobione podczas wakacji, które pokazujesz przyjaciołom, opowiadając o wakacyjnych przygodach. No chyba, że spotykając się ze znajomymi na drinka i opowieści o podróżach, też przygotowujesz im prezentację w slajdach. Założę się jednak, że tego nie robisz. I że nie myślisz wcześniej jakich słów użyjesz, bo wiesz, że słowa i tak same się pojawią. Wakacyjne zdjęcia, które pokazujesz przyjaciołom są jedynie okraszeniem Twojej opowieści. Same zdjęcia raczej by ich tak nie porwały. To się sprawdza na Facebook’u, ale nie w realnym świecie. Gdyby tak było to mógłbyś spokojnie powiedzieć:

– słuchajcie, tutaj jest mój telefon, odpalę Wam slideshow, obejrzyjcie wszystko dokładnie, ja w tym czasie idę do baru, a jak będziecie mieli jakieś pytania to słucham. Nie. Oni chcą słuchać o przygodach, które wydarzyły się w miejscach, które im chcesz pokazać. Ty im chcesz opowiadać o Twoich emocjach, które towarzyszyły Ci w momencie robienia zdjęcia, a nie o samym zdjęciu jako takim. Dokładnie tak jak w biznesowej prezentacji. Ludzie chcą słuchać o tym, jak zmieniło się Twoje życie i jak dzięki doświadczeniom, produktom i usługom możesz pomóc im zmienić ich życie. Slajd jest tylko elementem, który pomaga wyobraźni lepiej zrozumieć Twój przekaz.

Gdy opowiadasz ludziom o tym co Cię fascynuje, zauważasz, że Twój stan zaczyna się udzielać słuchaczom. Stajesz się dla niech przewodnikiem po Twoim świecie, w którym odbywa się podróż bohatera, a oni niczym podczas oglądania oscarowej produkcji, wchodzą w ten świat całymi sobą, identyfikują się z bohaterem i są ciekawi co wydarzyło się dalej. Dopiero gdy mają odpowiedni stan, są gotowi kupić od Ciebie to w co wierzą, że zmieni im życie. A wierzą, bo w wyobraźni byli świadkami przygody, która zmieniła Twoje. I jak najbardziej dobrym jest unaocznienie pewnych punktów w przygotowanych slajdach. Niedobrym jednak jest przeładowanie ich informacjami, tekstem i tym co chcesz im opowiedzieć. Prezentacja multimedialna powinna uzupełniać Twoją opowieść, a nie kopiować ją w 100%.

Mów od siebie. Serce podpowie Ci właściwy dobór słów. Często nawet lepszych niż te pierwotnie zaplanowane.

Ściąga, ściąga Cię w dół

Nie da się ukryć, że gdy byliśmy w szkole, wszyscy używaliśmy ściąg. I nie da się ukryć, że ten model sprawdzał się całkiem nieźle w kwestii zdawania sprawdzianów i egzaminów. Swoją drogą uważam, że samo przygotowanie ściąg jest całkiem skutecznym sposobem uczenia się. W końcu nie dość, że przyjmujesz wiedzę, to jeszcze ją przepisujesz, więc automatycznie łatwiej Ci ją zapamiętać. Ten model nauki przestaje działać w dobie skrótów klawiszowych „ctrl+c””ctrl+v”. I ten model sprawdza się, gdy w skostniałym systemie edukacyjnym masz oddać na sprawdzianie wiedzę, którą wcześniej nauczyciel starał się Tobie przekazać. To jednak przestaje być skuteczne, gdy w dorosłym, zawodowym życiu masz nie tylko beznamiętnie przekazać suche fakty, ale zaszczepić w umysłach odbiorców emocje, które pomogą im w pozyskaniu Twoich produktów. Dlatego uważam, że o ile ilustracje, modele i twarde dane liczbowe to dobry materiał, aby przelać go na slajdy lub flipchart, o tyle faszerowanie każdego slajdu nadmiarem tekstu, który potem, podczas wystąpienia, po prostu przeczytasz z ekranu, to najprostszy sposób na wyłączenie zainteresowania Twoich słuchaczy. Zwłaszcza, że zupełnie inne emocje towarzyszą Ci gdy czytasz, a inne gdy opowiadasz historię z głębi serca. Każdy akcent, każda pauza…to wszystko diametralnie różni się w tekście mówionym i czytanym. Ludzie nie kupią Ciebie, ani Twojego produktu tylko dlatego, że przeładujesz ich wiedzą. Muszą zobaczyć, że ta wiedza ma swoje operacyjne zastosowanie, a Ty wiesz, jak to połączyć.

Co innego gdy masz kilka ekranów i jeden z nich wyświetla widzom to, co chcesz im pokazać, a na drugim, dedykowanym tylko dla Ciebie, widzisz kluczowe punkty, o których chcesz pamiętać. Ten drugi wariant ma sens. Ten pierwszy powinien zostać w murach liceów i uczelni, którym bliższe wierne kopiowanie merytoryki niż wzbudzanie emocji odbiorców.

Gdy Ty się dobrze bawisz, widownia też się dobrze bawi

Gdy szkolę ludzi z wystapień publicznych posługuję się modelem, który stworzyłem i wypracowałem w ciągu 20 lat występowania na scenach. Najważniejszym elementem, któremu dedykujemy pierwsze moduły szkolenia jest praca nad stanem emocjonalnym mówcy. Na rynku jest wiele kursów, szkoleń, szkół i klubów mówców. Zdecydowana większość z nich skupia się na strukturze występowania, poprawnej mowie ciała, likwidacji paradźwięków czy kontakcie wzrokowym z odbiorcami. Te wszystkie elementy są bardzo ważne. Jest jednak element ważniejszy. Twój stan jako mówcy. Widownia jest bardzo empatyczna i potrzebuje móc zaufać mówcy. Tutaj konieczna jest spójność z samym sobą. A tą osiągasz, gdy dobrze się bawisz tym co robisz. Najbardziej przygotowany mówca lub sprzedawca z prezentacją na 400 slajdów nie osiągnie sukcesu, jeśli w oczach widowni nie będzie spójny. A widownia często nie wie dokładnie, co konkretnie jest niespójnego, ale wyczuwa to natychmiastowo. Gdy Ty świetnie się czujesz i bawisz przygodą, w którą zabierasz słuchaczy, oni chętnie za Tobą pójdą. Paradoksalnie, zbyt mocna koncentracja na slajdach zamiast na uważności w tu i teraz wyrywa nas ze stanu flow, co może obniżyć empatyczny odbiór słuchaczy.

Przewaga flipcharta nad prezentacją

Czy zdarzyło Ci się kiedyś zwrócić uwagę na różnice w odbiorze, gdy czytasz list pisany ręcznie, a gdy czytasz tekst maszynowy? Jeśli nie, to zwróć na to uwagę przy najbliższej okazji. A jeśli tak, to pewnie wiesz, że gdzieś w podświadomości inaczej reagujesz na te dwa różne sposoby zapisu. Tekst cyfrowy jest dużo mocniej odbierany z poziomu logiki i krytycznej oceny treści. Podczas gdy tekst pisany ręcznie jest odbierany bardziej z poziomu serca. Tekst ręczny na nieświadomym poziomie bardziej wpływa na umysł emocjonalny. Dodatkowo, gdy używasz flipchartu podczas prezentacji, uczestnicy stają się świadkami procesu kreacji. Czysta kartka zostaje zapisana przez Ciebie na ich oczach, przez co widzowie są obecni w procesie budowania Twojego przekazu. To jak live cooking, czyli gotowanie na żywo. Wyśmienita potrawa powstaje na Twoich oczach. To dużo fajniejsze niż oglądanie gotowych dań. Slajdy to po prostu pokazanie gotowego dania, które zostało przygotowane wcześniej, więc nie angażuje tak bardzo uwagi odbiorców. Uwielbiam pracę z flipchartem. Korzystam z niego znacznie częściej, niż ze slajdów.

Obraz wart więcej niż 1000 słów

Pewnie znasz powiedzenie, które mówi, że obraz jest wart więcej niż 1000 słów. To prawda. Obraz. Nie maszynowy tekst wyświetlany na ekranie, ale obraz. Dlatego świetnym pomysłem na etapie przygotowania prezentacji jest pokazanie krótkiego przesłania i obrazu, który metaforycznie dołoży kolorytu Twojej opowieści. Tym bardziej, że prawdziwe zdjęcia z historii, o których opowiadasz budują wiarygodność. Dlatego gdy na szkoleniach z wystąpień publicznych opowiadam słuchaczom o największym wystąpieniu jakie zrobiłem w życiu, mówię o emocjach, które towarzyszyły mi, widząc przed sobą tłum ponad 170 tysięcy ludzi, a na ekranie pokazuję te zdjęcia:

Zdjęcia pokazują skalę wydarzenia i wpływają na wyobraźnię odbiorców. To ma sens.

Jeśli jednak myślisz o wpisaniu w slajd strony tekstu, to finalnie masz dużą szansę uzyskać efekt odwrotny od zamierzonego.

Ponad 10 lat temu zajmowałem się organizacją konferencji łączących branżę informatyczną z różnymi sektorami biznesu i administracji. Dziś te konferencje nazywają się GigaCon. Pewnego razu robiłem konferencję IT w Administracji, która miała skojarzyć firmy informatyczne z sektorem publicznym. Kolejni prelegenci przez cały dzień prezentowali swoje gigantycznie rozbudowane prezentacje z Powerpointa. Po tych wszystkich latach pamiętam z tego wydarzenia jeden slajd.

Tym slajdem prelegent opisywał bałagan informacyjny, który robią instytucje przy nadmiernie rozbudowanej strukturze organizacji. A omówieniem tego slajdu było pytanie: “w której miejscowości wisi tabliczka?” Prawda, że obrazowe?

Używaj slajdów jako ilustracji tego, o czym opowiadasz, a nie jako skryptu tego, co masz powiedzieć.

Co na to TEDx?

W ostatnich latach bardzo ciekawym przeglądem rozmaitych sposobów występowania i przekazywania idei wartych rozpowszechnienia stały się konferencje TEDx. Sam dotychczas miałem okazję występować trzykrotnie na tych konferencjach. Za każdym razem prezentacja, którą przygotowałem składała się zaledwie z kilku slajdów. W większości były one zdjęciami ilustrującymi opowieść lub prostymi modelami mechanizmów, o których opowiadałem. Niektórzy organizatorzy TEDx-ów wręcz wysyłają prelegentom prośbę o to, aby nie przeładować wystąpienia treścią na ekranie. A Jeremey Donovan, autor książki „TED. Jak wygłosić mowę życia” pisze coś takiego:

„Większość ludzi, gdy myśli o wystąpieniach na TED, wyobraża sobie prelekcję okraszoną eleganckimi, pełnymi zdjęć slajdami. Choć to bezsprzecznie prawda, to najlepszym wyborem, jakiego możesz dokonać, jest… zrezygnowanie ze slajdów w ogóle. Zwłaszcza że cztery na dziesięć najczęściej oglądanych prezentacji na TED nie było ilustrowanych slajdami.”

Jak faktycznie używać slajdów?

Podsumowując, jeśli już decydujesz się na przygotowanie prezentacji, przestrzegaj kilku prostych zasad:

  • Ilustruj slajdami to o czym opowiadasz, zamiast tworzenia skryptu wyświetlanego na ekranie.
  • Korzystaj z obrazów zamiast tekstu albo przynajmniej ogranicz tekst do najważniejszego przesłania
  • Najlepiej zapamiętane będą slajdy żartobliwe albo w pewien sposób zaskakujące.
  • Ogranicz ilość slajdów do niezbędnego minimum.
  • Jeśli musisz przedstawiać twarde dane liczbowe, wykresy z danymi albo modele graficzne slajdy będą ok. Co prawda wzbudzą one zainteresowanie jedynie wąskiej grupy osób zainteresowanych faktografią, ale też sprawią, że nie musisz zapamiętywać tych danych. Jeśli masz prosty wykres albo łatwy model, lepiej narysować go na flipcharcie.
  • Slajd może być również przydatny dla widzów, jeśli zrobisz na nim podsumowanie Twojej prezentacji.
  • To co warto mieć na slajdzie, to namiary kontaktowe do Ciebie, które wyświetlisz na samym końcu prezentacji.